Vorstanddsitzung

Protokoll Vorstandssitzung Elternrat Schule Weinberg Turner

/ zdavatz

Wann: 5. Januar 2022, 09:00 – 11:00 Uhr
Wo: Schulhaus Weinberg, Mehrzweckraum
Anwesend: Zeno Davatz, Barbara Phan Häberli, Andrea Hüsser, Sandro Cornella

Agenda

  1. Erweiterung des Vorstands

Der Vorstand freut sich, dass sich Sandro Cornella als weiteres Vorstandsmitglied zur Verfügung und für die kommenden Elterndelegiertenversammlung zur Wahl stellen wird. Sein Dossier würde sich auf die Zusammenarbeit zwischen Eltern und Schulleitung fokussieren.

  1. Hort-Alarm, Abbau Betreuung

Zur Tagesschule gehört auch die Betreuung. Diese steckt in Not, wie es in der Mail, die im Dezember an die Eltern ging, heisst. Davon sind wir alle betroffen. Der dringende Appell des Betreuungspersonals wird an der Elterndelegiertenversammlung angesprochen. Barbara übernimmt das.

  1. Mechanismus Kommunikation Vorstand – Eltern

Der Vorstand sucht neue Wege, mit den Eltern kommunizieren zu können. Bis anhin verlief die gesamte Kommunikation via Elterndelegierten. Das möchten wir vereinfachen und den aktuellen digitalen Möglichkeiten anpassen und darum mit dem Einverständnis des Elternrats und der Schulleitung eine direkte Kommunikation mit den Eltern aufbauen – mit dem Disclaimer, dass diese ausschliesslich für Informationszwecken im schulischen Bereich gilt.  

  1. Update Luftfilter-Petition vom Sommer 2021

Andrea informiert kurz über die Aktionen rund um die Petition Luftfilter statt Covid und die Sitzung mit dem fünfköpfigen interdepartementalen Ausschuss der Stadt Zürich vom November 2021. Der Bericht dazu findet sich in diesem Blogpost. Zusammengefasst: Für schlecht belüftbare Schulzimmer und wichtige Nebenzimmer kann via Schulleitung und Kreisschulbehörde (für uns ist das Gabriela Rothenfluh, Schulkreis Waidberg) bei der Stadt ein Luftreinigungsgerät beantragt werden. 

  1. Schulstoff-Transparenz

Eine längere Diskussion über die Informationsvermittlung zwischen Eltern und Schule über die IL, den Schulstoff allgemein, die digitalen Plattformen, die in den Klassen verwendet werden führt dazu, dass die Thematik ein eigenes Traktandum an der Elternratssitzung bekommen soll. 

  1. Neues OK Sommerfest

Es gibt zurzeit kein amtierendes OK für das Sommerfest – weil es Corona bedingt zweimal in Folge abgesagt wurde. Wir brauchen wieder eines. Barbara möchte ihr Amt abgeben, ist aber bereit, mitzuhelfen. An der kommenden Elternratssitzung machen wir einen Aufruf, es soll sich ein neues OK konstituieren.

  1. Vorbereitung Elternratssitzung vom 17.1.2022

Die Schulleitung informiert, dass bis auf weiteres alle Sitzungen der Schule online stattfinden und somit auch die anstehende Elternratssitzung online organisiert werden soll. Zeno setzt die Einladung via Google auf.
Besprechung der digitalen Rahmenbedingungen:
a. Via Google
b. Technische Einführung, Moderierter Chat, offenes Mik für alle, keine Working-Group-Sessions
c. alle loggen sich von zu Hause aus ein
d. Vorstand “trifft” sich 30 Min vor Beginn der Sitzung online.
Besprechung und Bestimmung des inhaltlichen Ablaufs der Sitzung:
1. Begrüssung, technische Einleitung, Verdankung Lesenacht (Zeno)
2. Wahl Sandro, Vorstellen und Info zu Arbeitsgruppe “Zusammenarbeit Eltern-Schulleitung” (Sandro)
3. Mechanismus Kommunikation Vorstand – Eltern, Newsletter, Kommunikation allg.  (Andrea)
4. Semestergespräche und Infos von der Schulleitung (Herr Jordi)
5. Betreuungs-Alarm (Barbara)
6. OK Sommerfest (Barbara)
7. Arbeitsgruppen Elternbildung, Verkehr, Schulgarten
8. Luftfilter Update (Andrea)
9. Feedback-Loop (Zeno)
10. Schulstofftransparenz (Zeno)
11. Offene Diskussion zu brennenden Themen

  1. Nächste Vorstands-Sitzung

Muss noch abgemacht werden.

Protokoll Vorstandssitzung 9.12.2021

/ zdavatz

Sitzung des Vorstands des Elternrats Schule Weinberg-Turner – Protokoll

9. Dezember 2021; 9.00 Uhr – 11.45 Uhr; Winterthurerstrasse 52, 8006 Zürich

Teilnehmende: Barbara Phan (Vizepräsidentin), Andrea Hüsser (Vorstand), Zeno Davatz (Präsident), Sandro Cornella (Elterndelegierter)

Interne Spielregeln des Vorstands des Elternrats

Der Vorstand hat sich selbst Spielregeln gegeben, die auch von Zeit zu Zeit vom Vorstand angepasst werden können. Neu wurden auch die Titel der Vorstände vergeben. Barbara Phan (Vizepräsidentin), Andrea Hüsser (Vorstand), Zeno Davatz (Präsident). 

Bevorstehendes Treffen mit der Schulleitung

Am 15.12.2021 findet ein Treffen mit der Schulleitung zum Thema Zusammenarbeit Schulleitung – Eltern statt an dem folgende Punkte besprochen werden sollen:

  • wie diese Zusammenarbeit heute ist (was läuft gut, was kann optimiert werden?)
  • wie diese Zusammenarbeit idealerweise aussehen könnte (woran konkret würden wir festmachen, dass die Zusammenarbeit optimiert ist?)
  • und, falls es zwischen Ist und Soll Unterschiede gibt, welche konkreten Schritte uns gemeinsam zum Ziel bringen

Elternnewsletter

Die Eltern werden per Email daran erinnert, dass sie sich in eine Liste eintragen können, um Newsletter der Elternvertretung zu erhalten. Das Thema Elternnewsletter wird an der nächsten Elternratssitzung besprochen.

Am 17. Dezember wird eine Mail versendet, wo nochmals auf das Feedback-Formular für die Schule hingewiesen wird.

Es wird kurzfristig eine Mail an die Elterndelegierten verschickt zum Thema Anregung zum Maskentragen für die Unterstufenschüler:innen vor den Weihnachtsferien.

Protokoll Vorstandssitzung 18.11.2021

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Sitzung des Vorstands des Elternrats Schule Weinberg-Turner – Protokoll

18. November 2021; 9.00 Uhr – 11.30 Uhr; Schulhaus Weinberg

Teilnehmende: Barbara Phan (Vorstand), Andrea Hüsser (Vorstand), Zeno Davatz (Vorstand), Sandro Cornella (Elterndelegierter)

Optimierung Kommunikation zwischen Vorstand des Elternrats und Eltern

Die Kommunikation zwischen Vorstand des Elternrats und Eltern soll den unterschiedlichen Bedürfnissen von Eltern bezüglich Informationsfrequenz und Detailebene besser Rechnung tragen. Diese Kommunikation wird neu wie folgt gestaltet:

  • Periodische Updates mit kurzem Email-Newsletter und weiterführenden Links an alle Eltern – Ansprechperson: Andrea Hüsser
  • Einzel-Emails an alle Eltern bei zeitkritischen Informationen, die nicht auf den nächsten Newsletter warten können – Ansprechperson: Andrea Hüsser
  • Webseite des Elternrats (periodisch aktualisiert) mit allen vergangenen Newslettern und Einzelnachrichten, sowie detaillierteren Informationen zu den verschiedensten Themen für alle Eltern – Ansprechperson: Zeno Davatz (neue Ansprechperson wird gesucht)

Die Emails werden im Namen des Vorstands direkt an alle Eltern versendet. Dazu wird unter der Adresse eltern@elweinbergturner.ch eine Mailingliste mit allen Emails von allen Eltern unterhalten. Die Emailadressen der Eltern werden nur zu diesem Zweck verwendet. Eltern, die keine solche Emails erhalten möchten, können sich individuell abmelden (Opt-out Möglichkeit unten auf jedem Email).

Dies ist als Start gedacht und wird zu Beginn nicht alles für alle abdecken. Mit der Zeit werden wir aber hoffentlich immer besser die verschiedenen Bedürfnisse adressieren. Abhängig von Erfahrungen und Feedbacks werden Inhalt und Frequenz des periodischen Newsletters angepasst und wird die Webseite als jederzeit verfügbare Informationsquelle optimiert. 

Optimierung Zusammenarbeit Eltern – Schulleitung

Es ist eine Arbeitsgruppe geplant zum Thema Optimierung der Zusammenarbeit Eltern – Schulleitung. Ein Vorschlag dazu wird in der nächsten Elternratssitzung besprochen werden. Als Vorbereitung dazu findet am 15. Dezember 2021 ein Gespräch zwischen der Schulleitung und Barbara Phan (Vorstand), Andrea Hüsser (Vorstand), Zeno Davatz (Vorstand), Sandro Cornella (Elterndelegierter) statt.

Eure Hilfe wird benötigt – Unterhalt der Webseite des Elternrats

Für den Unterhalt dieser Webseite als zentralem Know-how-Speicher und Gedächtnis zu Schulthemen für alle Eltern suchen wir aus der Reihe der Eltern eine freiwillige Ansprechperson. Dafür ist kein vertieftes technisches Wissen notwendig. Zur Zeit verwenden wir WordPress. Es reicht aus, am Computer Texte schreiben zu können. Grundkenntnisse mit WordPress wären aber hilfreich. Zeno Davatz stellt eine sanfte Übergabe sicher und hilft gerne bei Fragen jeder Art.

Vorstandssitzung 28.10.2021

/ zdavatz

Protokoll Vorstandssitzung Elternrat Schule Weinberg Turner

Datum: 28. Oktober 2021
Zeit: 18:30 Uhr – 20:00 Uhr
Ort: Schulhaus Weinberg
Anwesend: Barbara Phan-Häberli, Zeno Davatz, Andrea Hüsser
Thema: Erste Vorstandssitzung in der neuen Zusammensetzung des Vorstands, Anliegen zu Kommunikation und Information

Agenda

  1. Kommunikation
  2. Allgemeine Kommunikation zwischen Eltern und Schule. Wie können wir diese verbessern?
  • Lösungsansätze müssen wir noch genauer besprechen. Im Moment erfolgt die Kommunikation gefühlt einigermassen chaotisch – im Speziellen was die Corona-Kommunikation betrifft. Mails von der Schulleitung sind nicht abgestimmt mit jenen vom Schul- und Sportdepartement und die Kommunikation der einen Klassenlehrpersonen unterscheiden sich inhaltlich von anderen.
  1. Kommunikation zwischen Vorstand und Schulleitung. Wie können wir diese verbessern? 
  • Die neuen Kommunikationskanäle müssen sich einerseits zuerst etablieren, der neue Vorstand braucht etwas Zeit, um sich einzugewöhnen. Diskussion über transparente Kommunikation an der Schule. Es ist ein schmaler Grat zwischen aktiver Praxis an Transparenz und einem geschützten Raum an offener Kommunikation.      
  1. Kommunikation bezüglich Corona: 
  • Mails bezüglich Maskentragen nach den Ferien in der Schule müssen unseres Erachtens beim nächsten Mal viel früher raus (Freitag bevor die Schule wieder beginnt)
  • Pooltesting: Wir finden es super, dass unsere Schule mitmacht. Die Prozesse könnten unseres Erachtens noch optimiert werden. So bitten wir die Schulleitung, dass sie Kontakt aufnehmen mit Together we test Hirslanden und die Institution auffordern Infos zu liefern, damit Eltern mit mehreren Kindern an der Schule, die ein SMS erhalten mit einem positiven Pooltestresultat auch zeitnah in Erfahrung bringen können, welches der Kinder im positiven Pooltest ist.  
  • Information zu Testzentren für Kinder: Der Vorstand wünscht, dass die Schule (oder der zuständige Schulkreis Waidberg) Information zur Verfügung stellt über die Orte, wo die Kinder schnellstmöglich getestet werden können bei einem positivem Pooltests. Die Eltern können mit ihrem Wissen und ihren Erfahrungen unterstützen. Alle Eltern, die wissen, wo die Kinder welche Tests an welchen Tagen machen kann, sollen doch diese Infos dem Vorstand und der Schulleitung mitteilen.  
  1. Kommunikationskanäle definieren (Vorstand-Schule, Elterndelegierte-Vorstand, Elterndelegierte-Schule, Website, E-Mail-Adressen, Mailing,…)
  • E-Mail-Adressen:
    elterndelegierte@elweinbergturner.ch : Mit dieser Mailadresse werden Mails an alle Elterndelegierte verschickt (exkl Schulleitung und Lehrpersonen) – Mailing-List. 
  • vorstand@elweinbergturner.ch : Historisierende Adresse, gedacht als Knowledgemanagement Tool und Archiv, zum Beispiel für künftige Vorstandsmitglieder. Wichtige Mails immer im cc an diese Adresse. Offizielle Kommunikation zwischen Vorstand und Elterndelegierten sowie Schulleitung und Vorstand erfolgt immer über die eigene Email-Adresse.
  • Wann geht ein Elternanliegen über den Elternrat, wann direkt zur Schulleitung? Haben wir noch nicht diskutiert.
  • Kommunikationskanäle: Website, Vorstands-Mailings (gebündelte Infos zu Vorstandssitzungen, Treffen und Aktualitäten von und für Elternratsdelegierte à la Newsletter), à discuter wie aktiv diese betrieben werden. Vorschlag Barbara: Ev könnte man noch eine Rubrik TERMINE einbauen, wo Q-Tage usw drauf sind. Zeno: Könnte man machen, falls die Eltern das wünschen. Die Lehrer kommunizieren das aber bereits schon individuell. Barbara schlägt ausserdem vor, für die Anlässe eine Galerie zu erstellen mit Fotos (Allgemeine oder mit Einwilligung). Frage von Barbara: Gibt es die alte Website der Schule noch? 
  1. Elterntalente: Einbringen der Elterntalente in die Klasse und den Unterricht. Vorbild Herr Moll, der die Talente der Eltern sammelt, damit diese Ressourcen von den Lehrpersonen genutzt werden könnten.
  • Wie vorgehen? Vorschlag: Das könnte ein Thema an der nächsten Elternrats-Sitzung sein. Wir informieren in der Zwischenzeit im Vorstands-Mailing.
  1. Elternkontaktgremium (EKG) der Stadt Zürich, was ist das, wollen wir uns aktiv einbringen und mit welchem Ziel? 
  • Das EKG ist das Dachgremium für Austausch unter Eltern und Vernetzung aller Elterngremien sowie Austausch mit der Stadt Zürich, das EKG ist strukturtragend, gehört eigentlich zur Schulstruktur und ist kein Verein. Das Engagement der Eltern ist unentgeltlich. In diesem Protokoll der letzten EKG-Vorbereitungssitzung gibt es einen sehr informativen Rück- und Überblick, wie das Gremium entstanden ist, wie es funktioniert, welchen Zweck es verfolgt, wie es verlinkt ist, welche Themen besprochen werden und was für Aktivitäten geplant sind. Darin wird auch die Kantonale Elternmitwirkungsorganisation (KEO) erwähnt, die ebenfalls sehr spannend ist (evt später tbd). Kontakt: Julia Breddermann Tel: +41/43/542.05.78 breddermann@fifoco.ch, www.fifoco.ch
  • Ja, wir wollen uns einbringen. Zeno nimmt Kontakt auf mit der Co-Vorstandspräsidentin Julia Breddermann. Ziel: Anliegen von unserer Schule deponieren, herausfinden, wie dieses Gremium funktioniert und wie der Kontakt mit dem Schul- und Sportdepartement funktioniert.
  1. Semestergespräch: Austausch zwischen Lehrpersonen und Elterndelegierten. 
  • Herr Jordi stellt an der nächsten Elternrats-Sitzung vor, wer diesen Austausch wie initiieren und organisieren soll.
  1. Wie abonniere ich den Newsletter des Schul- und Sportdepartments?
  • Weil nicht alle den Newsletter bekommen und nicht wissen, dass man diesen aktiv abonnieren muss, gibt es einen Post dazu von Zeno auf Website.
  1. Lesenacht 2021:
  • Infos auf der Website. Wir haben nicht darüber gesprochen, aber Zeno nimmt nach der Sitzung an der Vorbereitungs-Begehung teil.
  1. Identität Elternrat (what is it for, who is it for, why does it exist and how does it work? Und: was sind wir nicht?), Identität Vorstand (Rolle, Verantwortung, Aufgaben, Entscheidung?)
  • Wir haben diese Fragen nicht strategisch oder strukturiert beantwortet oder bearbeitet. Kern der Diskussion war, dass wir partizipieren und mitgestalten möchten, dass die Eltern Ressourcen sind für die Schule aber auch kritische hinterfragen und mit alternativen Lösungen zur Bereicherung der Schule beitragen wollen.
  1. Website Elweinbergturner: Wer managed sie, wie soll sie strukturiert sein (welche Art Infos von wem), organisch wachsen lassen oder lean management? 
  • Haben wir nicht besprochen. Im Moment hat Zeno den Zugang, er lädt Meldungen, Dokumente, Protokolle und Informationen auf die Website.
  1. Admin und Governance Tools Elternrat: Reglement, welche legale Entität haben wir? Google Docs; Prozess erstellen, wer bis wann, was ausfüllen muss, damit niemand gestresst ist? Prozess Sitzungseinladung/Protokoll
  • Haben wir nicht besprochen
  1. Vorbereitung Elternratssitzung: Die Fragen der Eltern werden via dem Formular gesammelt. Die Fragen werden der Schulleitung ca. eine Woche vor der Sitzung zur schriftlichen Beantwortung zugestellt. Alle Antworten werden an alle Eltern durch die Schulleitung vor der Sitzung versendet. 
  2. Ablauf Elternratssitzungen: Jedes Vorstandsmitglied nimmt sich zweier Themen an, welches es an der Sitzung leiten möchte.
  3. Die nächste Elternratssitzuzng ist am 17. Januar 2022.