Protokoll Vorstandssitzung Elternrat Schule Weinberg Turner

Datum: 28. Oktober 2021
Zeit: 18:30 Uhr – 20:00 Uhr
Ort: Schulhaus Weinberg
Anwesend: Barbara Phan-Häberli, Zeno Davatz, Andrea Hüsser
Thema: Erste Vorstandssitzung in der neuen Zusammensetzung des Vorstands, Anliegen zu Kommunikation und Information

Agenda

1. Kommunikation
2. Allgemeine Kommunikation zwischen Eltern und Schule. Wie können wir diese verbessern?

• Lösungsansätze müssen wir noch genauer besprechen. Im Moment erfolgt die Kommunikation gefühlt einigermassen chaotisch – im Speziellen was die Corona-Kommunikation betrifft. Mails von der Schulleitung sind nicht abgestimmt mit jenen vom Schul- und Sportdepartement und die Kommunikation der einen Klassenlehrpersonen unterscheiden sich inhaltlich von anderen.

2. Kommunikation zwischen Vorstand und Schulleitung. Wie können wir diese verbessern? 

• Die neuen Kommunikationskanäle müssen sich einerseits zuerst etablieren, der neue Vorstand braucht etwas Zeit, um sich einzugewöhnen. Diskussion über transparente Kommunikation an der Schule. Es ist ein schmaler Grat zwischen aktiver Praxis an Transparenz und einem geschützten Raum an offener Kommunikation.      

3. Kommunikation bezüglich Corona: 

• Mails bezüglich Maskentragen nach den Ferien in der Schule müssen unseres Erachtens beim nächsten Mal viel früher raus (Freitag bevor die Schule wieder beginnt)
• Pooltesting: Wir finden es super, dass unsere Schule mitmacht. Die Prozesse könnten unseres Erachtens noch optimiert werden. So bitten wir die Schulleitung, dass sie Kontakt aufnehmen mit Together we test Hirslanden und die Institution auffordern Infos zu liefern, damit Eltern mit mehreren Kindern an der Schule, die ein SMS erhalten mit einem positiven Pooltestresultat auch zeitnah in Erfahrung bringen können, welches der Kinder im positiven Pooltest ist.  
• Information zu Testzentren für Kinder: Der Vorstand wünscht, dass die Schule (oder der zuständige Schulkreis Waidberg) Information zur Verfügung stellt über die Orte, wo die Kinder schnellstmöglich getestet werden können bei einem positivem Pooltests. Die Eltern können mit ihrem Wissen und ihren Erfahrungen unterstützen. Alle Eltern, die wissen, wo die Kinder welche Tests an welchen Tagen machen kann, sollen doch diese Infos dem Vorstand und der Schulleitung mitteilen.  

4. Kommunikationskanäle definieren (Vorstand-Schule, Elterndelegierte-Vorstand, Elterndelegierte-Schule, Website, E-Mail-Adressen, Mailing,…)

• E-Mail-Adressen:
  elterndelegierte@elweinbergturner.ch : Mit dieser Mailadresse werden Mails an alle Elterndelegierte verschickt (exkl Schulleitung und Lehrpersonen) – Mailing-List. 
• vorstand@elweinbergturner.ch : Historisierende Adresse, gedacht als Knowledgemanagement Tool und Archiv, zum Beispiel für künftige Vorstandsmitglieder. Wichtige Mails immer im cc an diese Adresse. Offizielle Kommunikation zwischen Vorstand und Elterndelegierten sowie Schulleitung und Vorstand erfolgt immer über die eigene Email-Adresse.

• Wann geht ein Elternanliegen über den Elternrat, wann direkt zur Schulleitung? Haben wir noch nicht diskutiert.
• Kommunikationskanäle: Website, Vorstands-Mailings (gebündelte Infos zu Vorstandssitzungen, Treffen und Aktualitäten von und für Elternratsdelegierte à la Newsletter), à discuter wie aktiv diese betrieben werden. Vorschlag Barbara: Ev könnte man noch eine Rubrik TERMINE einbauen, wo Q-Tage usw drauf sind. Zeno: Könnte man machen, falls die Eltern das wünschen. Die Lehrer kommunizieren das aber bereits schon individuell. Barbara schlägt ausserdem vor, für die Anlässe eine Galerie zu erstellen mit Fotos (Allgemeine oder mit Einwilligung). Frage von Barbara: Gibt es die alte Website der Schule noch? 

2. Elterntalente: Einbringen der Elterntalente in die Klasse und den Unterricht. Vorbild Herr Moll, der die Talente der Eltern sammelt, damit diese Ressourcen von den Lehrpersonen genutzt werden könnten.

• Wie vorgehen? Vorschlag: Das könnte ein Thema an der nächsten Elternrats-Sitzung sein. Wir informieren in der Zwischenzeit im Vorstands-Mailing.

3. Elternkontaktgremium (EKG) der Stadt Zürich, was ist das, wollen wir uns aktiv einbringen und mit welchem Ziel? 

• Das EKG ist das Dachgremium für Austausch unter Eltern und Vernetzung aller Elterngremien sowie Austausch mit der Stadt Zürich, das EKG ist strukturtragend, gehört eigentlich zur Schulstruktur und ist kein Verein. Das Engagement der Eltern ist unentgeltlich. In diesem Protokoll der letzten EKG-Vorbereitungssitzung gibt es einen sehr informativen Rück- und Überblick, wie das Gremium entstanden ist, wie es funktioniert, welchen Zweck es verfolgt, wie es verlinkt ist, welche Themen besprochen werden und was für Aktivitäten geplant sind. Darin wird auch die Kantonale Elternmitwirkungsorganisation (KEO) erwähnt, die ebenfalls sehr spannend ist (evt später tbd). Kontakt: Julia Breddermann Tel: +41/43/542.05.78 breddermann@fifoco.ch, www.fifoco.ch
• Ja, wir wollen uns einbringen. Zeno nimmt Kontakt auf mit der Co-Vorstandspräsidentin Julia Breddermann. Ziel: Anliegen von unserer Schule deponieren, herausfinden, wie dieses Gremium funktioniert und wie der Kontakt mit dem Schul- und Sportdepartement funktioniert.

4. Semestergespräch: Austausch zwischen Lehrpersonen und Elterndelegierten. 

• Herr Jordi stellt an der nächsten Elternrats-Sitzung vor, wer diesen Austausch wie initiieren und organisieren soll.

5. Wie abonniere ich den Newsletter des Schul- und Sportdepartments?

• Weil nicht alle den Newsletter bekommen und nicht wissen, dass man diesen aktiv abonnieren muss, gibt es einen Post dazu von Zeno auf Website.

6. Lesenacht 2021:

• Infos auf der Website. Wir haben nicht darüber gesprochen, aber Zeno nimmt nach der Sitzung an der Vorbereitungs-Begehung teil.

7. Identität Elternrat (what is it for, who is it for, why does it exist and how does it work? Und: was sind wir nicht?), Identität Vorstand (Rolle, Verantwortung, Aufgaben, Entscheidung?)

• Wir haben diese Fragen nicht strategisch oder strukturiert beantwortet oder bearbeitet. Kern der Diskussion war, dass wir partizipieren und mitgestalten möchten, dass die Eltern Ressourcen sind für die Schule aber auch kritische hinterfragen und mit alternativen Lösungen zur Bereicherung der Schule beitragen wollen.

8. Website Elweinbergturner: Wer managed sie, wie soll sie strukturiert sein (welche Art Infos von wem), organisch wachsen lassen oder lean management? 

• Haben wir nicht besprochen. Im Moment hat Zeno den Zugang, er lädt Meldungen, Dokumente, Protokolle und Informationen auf die Website.

9. Admin und Governance Tools Elternrat: Reglement, welche legale Entität haben wir? Google Docs; Prozess erstellen, wer bis wann, was ausfüllen muss, damit niemand gestresst ist? Prozess Sitzungseinladung/Protokoll

• Haben wir nicht besprochen

10. Vorbereitung Elternratssitzung: Die Fragen der Eltern werden via dem Formular gesammelt. Die Fragen werden der Schulleitung ca. eine Woche vor der Sitzung zur schriftlichen Beantwortung zugestellt. Alle Antworten werden an alle Eltern durch die Schulleitung vor der Sitzung versendet. 
11. Ablauf Elternratssitzungen: Jedes Vorstandsmitglied nimmt sich zweier Themen an, welches es an der Sitzung leiten möchte.
12. Die nächste Elternratssitzuzng ist am 17. Januar 2022.